Đang họp mà không hiểu thì việc đầu tiên là ghi lại đúng chỗ mình không hiểu (một từ, một con số, một yêu cầu), rồi hỏi lại ngắn gọn ngay khi người nói ngắt ý — nhất là khi điều đó liên quan tới việc mình sẽ phải làm. Một câu hỏi rõ trong họp tốn ba mươi giây; làm sai cả tuần vì đoán mò tốn nhiều hơn rất nhiều.
Ai mới vào nghề, mới chuyển phòng, hoặc ngồi họp với bộ phận khác đều từng gặp cảm giác này: người ta nói toàn chữ viết tắt, nhắc dự án mình chưa nghe bao giờ, và có vẻ chỉ mình mình không hiểu. Rất thường gặp là trong phòng còn vài người cũng không hiểu, chỉ là chưa ai hỏi.
Các cách phản ứng thường gặp
| Cách phản ứng | Điều thường xảy ra sau đó | Nên hay không |
|---|---|---|
| Gật đầu như hiểu, về tự đoán | Làm sai yêu cầu, phát hiện muộn; người giao việc ngạc nhiên vì "trong họp em gật mà" | Không nên |
| Ngắt lời giữa câu để hỏi | Người nói mất mạch, cuộc họp lan man; mình bị thấy là thiếu kiên nhẫn | Không nên |
| Hỏi chung chung "em chưa hiểu lắm" | Người nói phải giải thích lại từ đầu, vẫn có thể không trúng chỗ mình vướng | Chưa tốt |
| Ghi lại, đợi ngắt ý, hỏi đúng điểm hoặc nhắc lại cách mình hiểu để xác nhận | Được giải thích đúng chỗ, mất ít thời gian; người khác cũng được lợi | Nên |
Biết mình không hiểu loại gì
Trước khi hỏi, xác định nhanh mình đang vướng ở đâu. Mỗi loại có cách hỏi khác nhau:
| Loại vướng | Ví dụ | Hỏi lúc nào |
|---|---|---|
| Từ ngữ, chữ viết tắt | Một tên viết tắt của chỉ số, một tên dự án nội bộ | Hỏi ngay nếu cả đoạn sau dựa vào nó; không thì ghi lại, hỏi sau họp |
| Bối cảnh | Cả phòng nhắc "vụ hồi tháng Ba" mà mình không biết | Thường hỏi riêng sau họp, trừ khi nó quyết định việc của mình |
| Yêu cầu công việc | Không rõ ai làm, làm tới đâu, hạn khi nào | Phải hỏi trước khi họp kết thúc |
| Lập luận, con số | Không hiểu vì sao kết luận như vậy | Hỏi khi người nói hỏi "mọi người có ý kiến gì không" |
Các bước hỏi lại trong cuộc họp
- Ghi đúng chữ, đúng câu mình vướng. Đừng ghi "không hiểu phần ngân sách", hãy ghi "chi phí cố định 20% là tính trên gì?". Câu hỏi càng cụ thể, câu trả lời càng nhanh.
- Đợi người nói ngắt ý. Khi họ dừng để chuyển ý, hỏi "mọi người có câu hỏi gì không", hoặc khi đến phần liên quan tới mình. Không chen vào giữa câu.
- Báo hiệu bằng một cử chỉ nhỏ trong họp đông người: giơ tay ngang vai, hoặc nói "Dạ, cho em hỏi một chút ạ" khi có khoảng lặng.
- Hỏi đúng điểm:
"Dạ, cho em hỏi một chút: chữ viết tắt anh vừa nhắc là chỉ số nào ạ, em mới chuyển sang phòng nên chưa nắm."
"Em muốn hỏi lại phần chi phí: 20% đó là tính trên doanh thu hay trên lợi nhuận ạ?"
- Dùng cách "nhắc lại để xác nhận" — rất hợp khi không muốn bắt người kia giải thích lại từ đầu:
"Em xin tóm lại để chắc mình hiểu đúng: phần của em là gom số liệu ba chi nhánh, gửi chị Lan trước thứ Sáu, chưa cần phân tích. Em hiểu vậy đúng không ạ?"
Nếu đúng, người kia chỉ cần gật. Nếu sai, họ sửa đúng chỗ.
- Không hiểu lần hai thì đừng hỏi lần ba ngay trong họp. Xin gặp riêng:
"Dạ, phần này em xin phép gặp anh sau họp năm phút để hỏi kỹ hơn, cho khỏi mất thời gian của cả nhóm ạ."
- Trước khi họp kết thúc, chốt việc của mình. Dù đã hiểu hết hay chưa, đây là câu nên có:
"Em xác nhận lại việc của em sau buổi này: … , hạn … Có gì em chưa đúng anh chị nhắc em ạ."
- Sau họp, gửi tin tóm tắt ngắn cho người giao việc nếu việc quan trọng. Đó là "bằng chứng hiểu đúng" cho cả hai bên.
Họp trực tuyến: vài điểm khác
- Dùng khung trò chuyện của cuộc họp để gõ câu hỏi ngắn, nếu chủ trì cho phép. Người chủ trì đọc tới thì trả lời, không ai bị ngắt lời.
- Tính năng giơ tay (nếu có) dùng thay cho việc bật tiếng chen vào.
- Đường truyền chập chờn, không nghe rõ: nói thẳng là do đường truyền, đừng ngại.
"Dạ, đường truyền bên em vừa bị ngắt, em không nghe được phần cuối. Anh nhắc lại giúp em phần hạn nộp được không ạ?"
- Xin bản ghi chép hoặc biên bản sau họp nếu nhóm có ghi.
Vượt qua cảm giác ngại hỏi
Lý do lớn nhất khiến người ta im lặng là sợ bị nghĩ là chậm hiểu. Vài điều đáng nhớ:
- Hỏi đúng lúc, đúng điểm là dấu hiệu của người làm việc cẩn thận, không phải của người kém. Người giao việc thường mừng vì được hỏi hơn là phải sửa việc làm sai.
- Người mới có "quyền hỏi" trong vài tuần đầu. Cứ nói rõ "em mới vào" để người nghe hiểu và giải thích kỹ hơn.
- Câu hỏi của mình có thể giúp cả phòng. Thường sau một câu hỏi đúng chỗ, sẽ có người khác nói "mình cũng đang định hỏi".
- Điều cần tránh không phải là hỏi, mà là hỏi lại thứ vừa được giải thích vì mình không nghe. Tập trung khi họp, cất điện thoại, ghi chép.
Những kiểu hỏi lại nên tránh
Hỏi là tốt, nhưng cách hỏi có thể làm cuộc họp trôi chảy hơn hoặc rối hơn. Vài kiểu hay gặp:
- Hỏi kèm lời tự chê dài dòng: "Chắc em kém nên không hiểu, em xin lỗi mọi người, em hỏi hơi ngớ ngẩn…". Một câu "Cho em hỏi một chút ạ" là đủ, phần còn lại làm loãng câu hỏi.
- Hỏi gộp năm việc một lúc. Người nghe chỉ nhớ câu đầu và câu cuối. Hỏi việc quan trọng nhất trong họp, phần còn lại gom thành tin nhắn sau.
- Hỏi bằng giọng bắt lỗi: "Sao anh không nói rõ từ đầu?" Dù người trình bày có nói khó hiểu thật, câu hỏi nên hướng vào nội dung, không hướng vào người.
- Hỏi lại người ngồi cạnh bằng giọng thì thầm trong lúc người khác đang nói. Cả hai cùng lỡ phần tiếp theo, mà người chủ trì thường thấy hết.
- Hỏi khi người khác vừa hỏi đúng câu đó. Lắng nghe kỹ phần trả lời trước khi giơ tay, tránh lặp lại.
Nếu không chắc câu hỏi có đáng mang ra giữa họp không, hãy tự hỏi: "Không biết điều này thì mình có làm sai việc của mình không?" Có thì hỏi ngay; không thì ghi lại, hỏi sau.
Phòng trước cho lần sau
- Đọc chương trình họp, tài liệu gửi trước nếu có. Gạch chân chữ lạ, tra trước.
- Lập một sổ tay thuật ngữ riêng của nơi làm: chữ viết tắt, tên dự án, tên khách hàng lớn. Sau vài tuần sẽ thấy họp dễ theo hơn hẳn.
- Nhờ một người quen việc làm "người hỏi riêng" — đồng nghiệp lâu năm mà mình có thể nhắn hỏi nhanh sau họp.
- Ngồi chỗ nghe rõ, nhìn rõ màn hình, nhất là trong phòng họp lớn.
- Luôn chốt việc của mình trước khi rời phòng họp, thành thói quen.
Câu hỏi thường gặp
Đang họp không hiểu có nên hỏi ngay không?
Hỏi ngay nếu điều không hiểu liên quan tới việc của mình hoặc cả phần sau dựa vào nó, nhưng đợi người nói ngắt ý chứ không chen giữa câu. Chuyện bối cảnh, chữ lạ không quan trọng thì ghi lại, hỏi riêng sau họp.
Hỏi lại sếp trong cuộc họp thế nào cho lịch sự?
Mở bằng "Dạ, cho em hỏi một chút ạ", nêu đúng điểm vướng, hoặc nhắc lại cách mình hiểu và hỏi "em hiểu vậy đúng không ạ". Ngắn, cụ thể, không vòng vo.
Hỏi nhiều trong họp có bị đánh giá kém không?
Hỏi đúng lúc, đúng điểm thường được đánh giá là cẩn thận. Điều dễ gây khó chịu là hỏi lại thứ vừa được nói vì không tập trung, hoặc chen ngang liên tục. Câu hỏi dài, nhiều ý thì xin gặp riêng.
Họp online không nghe rõ thì nói sao?
Nói thẳng là do đường truyền: "Bên em vừa bị ngắt, anh nhắc lại giúp em phần hạn nộp được không ạ?" Có thể gõ câu hỏi vào khung trò chuyện của cuộc họp và xin biên bản sau họp.
