Khi hai cấp trên cùng giao việc gấp mà bạn không thể làm kịp cả hai, việc đầu tiên là đừng tự âm thầm chọn một bên. Hãy nói rõ cho cả hai người biết đang có hai việc trùng giờ, kèm hạn và thời gian ước tính, rồi xin người có thẩm quyền chung chốt thứ tự ưu tiên — thường là quản lý trực tiếp của bạn, hoặc để hai người tự thống nhất với nhau. Quyết định ưu tiên khi đụng tới hai cấp trên không nên là gánh của một mình bạn.
Tình huống này rất hay gặp ở nơi làm việc theo dự án, nơi một nhân viên vừa thuộc phòng ban vừa tham gia nhóm khác. Mỗi người giao việc chỉ thấy việc của mình, nên ai cũng nghĩ việc mình là gấp nhất.
Các cách phản ứng thường gặp
| Cách phản ứng | Điều thường xảy ra sau đó | Nên hay không |
|---|---|---|
| Nhận cả hai, cố làm song song, không nói gì | Cả hai việc cùng chậm hoặc cùng kém; cuối cùng cả hai người cùng không hài lòng | Không nên |
| Tự chọn làm việc của người "to hơn" hoặc người khó tính hơn | Người kia thấy bị gạt sang bên, phát hiện muộn; mình mang tiếng thiên vị | Không nên |
| Nói với người này rằng người kia bắt làm việc khác, để họ tự "đấu" nhau | Dễ thành căng thẳng giữa hai cấp trên, mình đứng giữa khó xử | Không nên |
| Báo minh bạch cho cả hai, nêu hạn và thời gian, xin chốt ưu tiên | Thường một trong hai người tự lùi hạn hoặc tìm người khác; mình được nhìn nhận là biết tổ chức | Nên |
Trước khi nói: tự làm rõ bức tranh trong năm phút
Đừng chạy đi báo khi chính mình còn mơ hồ. Ghi ra giấy, hoặc ghi chú trên điện thoại, ba thứ cho mỗi việc:
| Hỏi gì | Ví dụ việc A | Ví dụ việc B |
|---|---|---|
| Hạn chính xác là khi nào? | 15 giờ hôm nay | Trước giờ họp 9 giờ sáng mai |
| Cần khoảng bao lâu để làm? | 3 tiếng | 4 tiếng |
| Nếu chậm thì ảnh hưởng ai? | Khách hàng đang chờ báo giá | Cuộc họp nội bộ của ban giám đốc |
| Có phần nào người khác làm thay được? | Phần tra giá có thể nhờ đồng nghiệp | Phần trình bày phải là mình |
Nhiều khi chỉ cần viết ra là thấy hai việc không thật sự trùng: việc A xong chiều nay, việc B làm tối nay hoặc sáng sớm mai vẫn kịp. Khi đó chỉ cần báo cho người giao việc B biết thứ tự mình sẽ làm.
Nếu đã tính mà vẫn thật sự không đủ giờ, lúc đó mới cần xin quyết định ưu tiên.
Các bước xin chốt ưu tiên
- Xác định ai là người quyết. Thường là quản lý trực tiếp — người đánh giá công việc của bạn. Nếu cả hai đều là quản lý trực tiếp (mô hình hai tuyến báo cáo), hãy để hai người cùng biết.
- Báo người giao việc sau, ngay lúc họ giao, nếu đã thấy trùng:
"Dạ chị, em đang làm báo giá gấp cho anh Hùng, hạn 3 giờ chiều nay. Việc của chị em cần khoảng bốn tiếng. Em có thể bắt đầu từ 3 giờ và gửi chị trước 9 giờ sáng mai được không ạ? Nếu chị cần sớm hơn thì em xin chị trao đổi với anh Hùng giúp em xem việc nào trước."
- Đưa bảng thông tin thay vì than. Gửi tin nhắn gọn cho cả hai người (hoặc nói trong nhóm chung nếu cả hai cùng nhóm), nêu hai việc, hai hạn, thời gian cần. Người đọc nhìn là hiểu, không cần mình kể khổ.
"Em báo để anh chị nắm: em đang có hai việc gấp trùng giờ — báo giá cho khách (hạn 15 giờ, cần khoảng 3 tiếng) và slide họp sáng mai (cần khoảng 4 tiếng). Em làm báo giá trước rồi chuyển sang slide, dự kiến xong slide lúc 8 giờ sáng mai. Nếu anh chị muốn đổi thứ tự, em làm theo ạ."
- Đề xuất, đừng chỉ hỏi. "Em đề xuất làm A trước vì khách đang chờ" cho thấy mình đã nghĩ. Người quyết chỉ cần gật hoặc đổi.
- Chấp nhận quyết định và báo lại cho bên bị lùi. Nếu quản lý chốt làm việc B trước, chính bạn nhắn lịch sự cho người giao việc A biết hạn mới, đừng để họ nghe qua người khác.
- Đề nghị phương án phụ nếu có. "Phần tra giá em nhờ bạn Lan được không ạ?" — nhiều khi chỉ cần chia một phần nhỏ là cả hai việc đều kịp.
- Lưu lại bằng chữ thứ tự đã chốt, để nếu sau đó có ai hỏi "sao việc của anh chậm thế", mọi thứ đều rõ.
Những tình huống khó hơn
Một người là cấp trên của người kia
Việc của người cấp cao hơn không mặc nhiên phải làm trước. Nhưng nếu có trùng, nên báo cho người cấp trung gian (thường là quản lý trực tiếp của bạn) trước, để họ biết và tự trao đổi lên trên. Bạn không cần đi vòng qua đầu quản lý của mình.
Cả hai đều nói "việc của anh là quan trọng nhất"
Đừng làm trọng tài. Nói rõ là mình không đủ thẩm quyền chọn:
"Em hiểu cả hai việc đều quan trọng. Em không tự quyết thứ tự được, em xin anh chị thống nhất giúp em một việc làm trước, em sẽ dồn sức cho việc đó ngay."
Chuyện lặp lại tuần nào cũng thế
Nếu trùng việc là chuyện thường xuyên, đây không còn là tình huống bất ngờ mà là cách phân việc có vấn đề. Nên xin một buổi nói chuyện riêng với quản lý trực tiếp về cách giao việc, ví dụ đề xuất mọi việc gấp đều đi qua một đầu mối. Áp lực kéo dài vì quá tải là chuyện cần nhìn kỹ hơn, có bài riêng ở mảng kỹ năng đối mặt áp lực.
Giữ quan hệ với người bị lùi việc
Người bị xếp sau dễ cảm thấy không được coi trọng. Vài điều giúp giữ hoà khí:
- Báo sớm, báo trực tiếp, đừng để họ tự phát hiện.
- Đưa hạn mới cụ thể và giữ đúng.
- Cập nhật một lần giữa chừng: "Em xong việc kia rồi, đang làm phần của chị, khoảng 8 giờ sáng mai có bản đầu."
- Không nói xấu, không kể lể về người kia hay việc kia. Chỉ nói sự thật về thời gian.
Phòng trước cho lần sau
- Có một danh sách việc đang làm luôn cập nhật, kèm hạn. Ai giao thêm việc thì mình đưa ra được ngay: "Em đang có ba việc này."
- Khi nhận việc, luôn hỏi hạn và mức gấp thật: "Việc này anh cần trong hôm nay hay trong tuần ạ?"
- Thống nhất với quản lý trực tiếp từ trước: khi có việc trùng thì ai là người chốt ưu tiên.
- Chia sẻ lịch làm việc với nhóm (lịch chung, bảng việc) để người giao việc thấy mình đang bận gì.
- Giữ một khoảng trống nhỏ trong ngày cho việc phát sinh, đừng xếp kín mọi giờ.
Câu hỏi thường gặp
Hai sếp cùng giao việc gấp thì làm việc nào trước?
Đừng tự chọn trong im lặng. Ghi rõ hạn và thời gian cần cho từng việc, đề xuất một thứ tự, rồi xin quản lý trực tiếp hoặc cả hai người chốt. Sau đó báo lại hạn mới cho bên bị lùi.
Có nên từ chối việc của một sếp khi đang bận việc của sếp khác?
Không cần từ chối thẳng. Hãy nói rõ mình đang có việc gì, hạn nào, và hỏi họ có thể nhận lúc nào hoặc nhờ họ trao đổi với người kia. Cách này vừa minh bạch vừa không làm ai mất lòng.
Làm sao để không mang tiếng thiên vị một sếp?
Minh bạch: báo cùng một thông tin cho cả hai, để người có thẩm quyền quyết, và lưu lại thứ tự đã chốt bằng chữ. Không nói xấu, không đặt người này đối đầu người kia.
Bị giao việc trùng thường xuyên phải làm sao?
Đó là dấu hiệu cách phân việc cần điều chỉnh. Hãy xin nói chuyện riêng với quản lý trực tiếp, mang theo danh sách các lần trùng việc và đề xuất một đầu mối nhận việc gấp.
Sếp giao việc gấp qua tin nhắn lúc ngoài giờ thì sao?
Nếu đang có việc khác chưa xong, trả lời sớm để người giao việc biết tình hình: đang làm gì, có thể bắt đầu việc mới lúc nào. Chuyện làm ngoài giờ, tính giờ làm thêm ra sao thì xem nội quy, hợp đồng hoặc hỏi phòng nhân sự.
